Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ 1. Xin giấy phép. Nhớ đăng ký và xin giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ tại cơ sở quy định trong ngành của bạn. 2. Chứng thực nhân viên. Tuyển các cá nhân có bằng cấp liên quan tới lĩnh vực của doanh nghiệp như bằng kế toán công 3. Luôn luôn sắp xếp. Sắp xếp thời Quản lý vận hành chủ yếu liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát trong bối cảnh sản xuất, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Vận hành là một trong những chức năng chính trong một tổ chức cùng với chuỗi cung ứng, marketing, tài chính và nguồn nhân lực. Chức năng của quản trị vận hành CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀNH KHÁCH BỈM SƠN ⭐ tra cứu mã số thuế 2803041977 - Số 171D đường Trần Phú, Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá, Việt Nam. Tới điều hướng Tới nội dung. Tra cứu mã số thuế công ty, mã số thuế cá nhân Doanh nghiệp tư nhân; Sau đây là 7 bước để xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp. 1. Xác định những hệ thống trọng yếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Có thể dựa vào quy tắc 20/80, dựa vào các hoạt động tạo ra giá trị và các năng lực chính trong mô hình kinh doanh để xác định các hệ thống trọng yếu. 2. Chọn vài hệ thống trọng yếu để bắt đầu. 3. Dưới đây là danh sách vận hành doanh nghiệp là gì đầy đủ nhất được tổng hợp bởi chúng tôi. Thứ Hai, Tháng Mười 17 2022 . Breaking News. Typhu88 là gì? Thực hư chuyện nhà cái Typhu88 lừa đảo? Có nên chọn nhà cái Thabet188 để trải nghiệm không? Vì sao? EOS cung cấp cách thức và các công cụ vận hành bài bản giúp doanh nghiệp đạt được 3 điều Tầm nhìn - Lực đẩy - Tổ chức khỏe mạnh. EOS phù hợp với các doanh nghiệp SME từ 10-250 nhân sự. Tái cấu trúc doanh nghiệp bằng EOS sẽ giúp bạn vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru, đội ngũ khỏe mạnh và đạt được các mục tiêu kinh doanh. F00n3. Ngày đăng 07/06/2023 Không có phản hồi Ngày cập nhật 08/06/2023 Holacracy là gì? Cách để khuyến khích sự tự chủ và quản lý trong doanh nghiệp? Trong bài viết dưới đây, Glints sẽ giúp bạn hiểu hơn về holacracy – một hướng tiếp cận mới trong tổ chức doanh nghiệp, cũng như cách để áp dụng chế độ này vào vận hành doanh nghiệp. Holacracy là gì?Tại sao nên vận hành doanh nghiệp theo holacracy?Khuyến khích sự tự chủ và tự quản lýThúc đẩy sự cải tiến và đổi mớiHình thành văn hóa doanh nghiệp cởi mở, minh bạchĐưa ra quyết định nhanh và linh hoạt hơnNâng cao tính trách nhiệm và làm chủLàm sao để thiết lập holacracy trong doanh nghiệp?Hình thành các nhóm nhỏ và xác định vai trò, trách nhiệm của họHướng dẫn và hỗ trợ nhân viên hiểu về nguyên lý của holacracy và cách làm việc với cấu trúc vòng trònThực hiện một quy trình quản trịKhuyến khích sự cải tiếnNuôi dưỡng văn hóa của sự tin tưởngThúc đẩy sự cởi mởĐo lường kết quảNhững khó khăn khi áp dụng holacracy trong doanh nghiệpLo ngại sự thay đổiXung đột các vai trò và sự mơ hồThử thách đưa ra quyết địnhDuy trì tính trách nhiệmThay đổi văn hóaTác Giả Huy Kieu Holacracy là gì? Holacracy là một hướng tiếp cận mới trong tổ chức và vận hành doanh nghiệp. Hệ thống này khuyến khích sự tự chủ và tự quản lý, cho phép nhân viên đưa ra lựa chọn và hành động của mình mà không cần xin phép nhà quản lý. Trọng tâm của holacracy là hình thành các nhóm tự chủ. Mỗi nhóm có một vai trò và trách nhiệm riêng, trong đó, các thành viên được trao quyền ra quyết trong giới hạn vai trò của mình. Trong hệ thống phân cấp tiêu chuẩn hierarchies, quyền lực và quyền hạn được chia từ trên xuống. Tuy nhiên, hệ thống holacracy, quyền lực và quyền hạn được được chia từ dưới lên. Các tổ chức có thể thích nghi nhanh chóng khi môi trường kinh doanh thay đổi. Có thể nói, holacracy là một công cụ tuyệt vời giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Nó giúp nhân viên cảm thấy được trao quyền để làm chủ công việc của mình và đóng góp cho sự thành công chung của tổ chức. Holacracy là nhân viên tự chủ, tự quản lý. Tại sao nên vận hành doanh nghiệp theo holacracy? Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm holacracy là gì, trong phần dưới đây, Glints sẽ đề cập đến những lợi ích khi doanh nghiệp vận hành theo hệ thống holacracy. Khuyến khích sự tự chủ và tự quản lý Nhân viên có quyền ra quyết định và hành động theo vai trò của mình mà không cần sự chấp thuận từ người giám sát. Điều này tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, nhân viên có nhiều động lực làm việc. Nhân viên tự kiểm soát công việc của mình, qua đó giúp nâng cao hiệu suất công việc và tinh thần đồng đội nếu họ có nhiều tiếng nói hơn trong những gì họ làm. Thúc đẩy sự cải tiến và đổi mới Holacracy khuyến khích nhân viên không ngừng học hỏi cái mới và cải thiện quy trình để tạo ra kết quả làm việc tốt hơn. Hình thành văn hóa doanh nghiệp cởi mở, minh bạch Một văn hóa của sự cởi mở, minh bạch là yếu then chốt của holacracy. Các thông tin được chia sẻ thoải mái trong tổ chức, mọi nhân viên đều biết được điều gì đang xảy ra. Điều này khuyến khích các thành viên trao đổi và làm việc nhóm tốt hơn. Những cái lợi mô hình holacracy đem lại. Đưa ra quyết định nhanh và linh hoạt hơn Holacracy được thiết kế để trở nên linh hoạt và dễ thích nghi hơn. Khi đó, các thành viên có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường và đưa ra quyết định phù hợp và kịp thời. Nâng cao tính trách nhiệm và làm chủ Holacracy phân bổ quyền lãnh đạo trong toàn bộ tổ chức thay vì tập trung ở những người đứng đầu. Mọi người điều có thể đóng góp vào sự thành công chung của nhóm và tổ chức. Điều này khuyến khích nhân viên chia sẻ tiếng nói của mình. Khi đó, nhân viên sẽ cảm thấy mình cảm thấy được tôn trọng, giúp doanh nghiệp duy trì tỷ lệ giữ chân nhân sự. Đọc thêm Quản trị doanh nghiệp là gì? 4 chức năng và 14 nguyên tắc Làm sao để thiết lập holacracy trong doanh nghiệp? Hình thành các nhóm nhỏ và xác định vai trò, trách nhiệm của họ Bức đầu tiên trong quá trình thiết lập holacracy vào doanh nghiệp là hình thành các nhóm nhỏ trong tổ chức. Các nhóm này có trách nhiệm rõ ràng và tập trung vào các mục tiêu cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định thẩm quyền và quyền hạn ra quyết định liên quan đến từng nhóm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chắc chắn rằng cá nhân đã hiểu rõ về trách nhiệm của mình. Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên hiểu về nguyên lý của holacracy và cách làm việc với cấu trúc vòng tròn Hoạt động training nhân viên có thể bao gồm giúp các nhóm xác định nhiệm vụ của mình, cách đưa ra quyết định, giải quyết vấn đề, giao tiếp, Bên cạnh đó, trong quá trình thiết lập hệ thống vận hành mới, doanh nghiệp cũng cần giúp nhân viên giải đáp các câu hỏi và vấn đề liên quan. Thực hiện một quy trình quản trị Một khía cạnh quan trọng của holacracy là thực hiện một quy trình quản trị, quá trình này xác định quá trình ra quyết định. Qua đó cho thấy vai trò và trách nhiệm được giao hoặc thay đổi như thế nào trong các nhóm và cách để giải quyết xung đột. Quy trình quản trị nên rõ ràng, cởi mở và có tính tương tác để đưa ra quyết định hiệu quả và có tính trách nhiệm. Khuyến khích sự cải tiến Tổ chức nên thúc đẩy văn hóa của sự thử nghiệm và đổi mới. Các nhóm nên được trao quyền để nhận biết và thực hiện các thay đổi trong quy trình, sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Điều này có thể được thực hiện bằng việc khuyến khích và khen thưởng tư duy phát triển và sẵn sàng học hỏi từ những thất bại. Điều này sẽ giúp phát triển một văn hóa không ngừng cải tiến và đổi mới. Holacracy cho phép nhân viên sáng tạo, đổi mới. Nuôi dưỡng văn hóa của sự tin tưởng Holacracy dựa trên văn hóa của sự tin tưởng. Do đó, nhà lãnh đạo nên tạo ra một môi trường cởi mở, an toàn, phản hồi tích cực. Khi đó, nhân viên sẽ tương tác nhiều hơn, có trách nhiệm và cởi mở với những ý tưởng mới. Tạo một môi trường làm việc sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau bằng việc thúc đẩy sự độc lập, và tôn trọng những quan điểm. Thúc đẩy sự cởi mở Sự minh mạch và giao tiếp cởi mở là điều cần có ở một doanh nghiệp vận hành theo hệ thống holacracy. Doanh nghiệp nên hình thành các kênh để chia sẻ thông tin, ý tưởng và cập nhật giữa các nhóm. Việc nhân viên có quyền truy cập vào các thông tin quan trọng giúp thúc đẩy sự tin tưởng và hiểu biết giữa các nhóm. Đo lường kết quả Để đánh giá sự thành công và tác động của hệ thống holacracy cần hình thành ra các chỉ số và hệ thống đo lường. Các chỉ số có thể bao gồm thành công của cá nhân và của nhóm, hiệu suất, sự hài lòng của khách hàng, sự đổi mới, Việc thu thập và phân tích các chỉ số này thường xuyên giúp doanh nghiệp xác định những vấn đề cần cải thiện, qua đó đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng. Đọc thêm Người quản lý là gì? Vai trò và chức năng của nhà quản lý Những khó khăn khi áp dụng holacracy trong doanh nghiệp Lo ngại sự thay đổi Một số nhân viên có thể chống lại sự thay đổi do lo ngại mất kiểm soát hoặc không chắc chắn về vai trò của mình. Khi đó, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin một cách cách toàn diện và minh mạch. Bên cạnh đó, giải thích cụ thể về những lợi ích mà chế độ holacracy mang lại. Xung đột các vai trò và sự mơ hồ Việc thay đổi vai trò và trách nhiệm có thể là nguyên nhân dẫn đến sự chồng chéo, không rõ ràng vai trò giữa các nhân viên. Khi đó, doanh nghiệp cần thiết lập sự rõ ràng trong vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân và giải quyết các xung đột. Xung đột là chuyện dễ xảy ra khi áp dụng holacracy. Thử thách đưa ra quyết định Holacracy khuyến khích việc ra quyết định nhưng nó cũng có thể dẫn đến tình trạng tắc nghẽn và thách thức khi phối hợp các lựa chọn trong các nhóm. Khi đó, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình ra quyết định rõ ràng để giải quyết vấn đề này. Duy trì tính trách nhiệm Khi doanh nghiệp không được cấu trúc theo hệ thống phân tầng truyền thống, việc đảm bảo tính trách nhiệm có thể là một thử khách cho doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống trao đổi thường xuyên giữa các nhóm, thúc đẩy đại diện của các nhóm tham gia vào cuộc họp của nhau. Thay đổi văn hóa Việc triển khai holacracy trong doanh nghiệp đòi hỏi sự thay đổi văn hóa hướng tới sự tin tưởng, minh bạch và hợp tác. Tạm kết Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “Holacracy là gì?” mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã hiểu hơn về holacracy – chế độ toàn quyền, cũng như cách để áp dụng chế độ này vào việc vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào về chủ đề trên, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Glints hỗ trợ giải đáp nhé. Nguồn Vantagecircle Tác Giả Dành cho CEO đang tìm kiếm mô hình tổng quan về việc thiết kế hệ thống quản trị và vận hành doanh nghiệp bài bản. Có 8 mô hình chính trong sơ đồ thiết kế hệ thống này bao gồm 1. Mô hình các yếu tố cốt lõi 2. Các mô hình phân tích, xây dựng chiến lược 3. Mô hình kinh doanh 4. Mô hình chuỗi giá trị 5. Mô hình bản đồ chiến lược 6. Mô hình tài chính 7. Mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức 8. Mô hình lãnh đạo Và xin lưu ý với các anh chị là việc sử dụng các yếu tố trong mô hình đến mức độ nào còn phụ thuộc vào giai đoạn mà DN của anh chị đang trải qua và thường ít phù hợp với các DN đang ở giai đoạn Hạt giống Seed-up hoặc Khởi sự Start-up cần các mô hình và công cụ tinh gọn, linh hoạt hơn. Chúng ta sẽ đi qua từng mô hình nhé. 1. Mô hình các yếu tố cốt lõi Đó chính là các yếu tố Sứ mệnh; Tầm nhìn; Giá trị cốt lõi làm định hướng cho việc phát triển doanh nghiệp trong dài hạn. Sứ Mệnh trả lời câu hỏi Tại sao cần có doanh nghiệp của chúng ta? – Lý do để doanh nghiệp tồn tại và phát triển cần có cho xã hội. Để đảm bảo sự nhất trí về mục đích bên trong. – Cung cấp một cơ sở hoặc tiêu chuẩn để phân phối nguồn lực. – Thiết lập một tiếng nói chung hoặc môi trường. – Phục vụ như là một trọng tâm cho các nỗ lực của các thành viên để họ đồng tình với mục đích lẫn phương hướng. – Tạo sự thuận lợi cho việc đưa các mục tiêu vào việc phân bổ các nhiệm vụ cho các hoạt động chủ yếu. – Định rõ các mục đích và chuyển dịch các mục đích này thành các mục tiêu theo các cách thức mà chi phí, thời gian và các con số thực hiện có thể được đánh giá và quản lý. Tầm nhìn trả lời câu hỏi Chúng ta muốn trở thành như thế nào trong tương lai? – Hình ảnh, tiêu chuẩn, hình tượng độc đáo và lý tưởng trong tương lai, là những điều doanh nghiệp muốn đạt tới hoặc trở thành. – Thống nhất “tiếng nói” trong doanh nghiệp Định hướng chiến lược dài hạn và phương hướng quản lý. – Hãy coi nó như là Mục tiêu, hình ảnh mà bạn muốn trở thành, mục đích cuối cùng – tất cả những điều bạn muốn công việc của mình hướng tới. Giá trị cốt lõi trả lời câu hỏi Chúng ta tin vào điều gì và cách chúng ta ứng xử thế nào? – Là các nguyên tắc, nguyên lý định nghĩa được cách ứng xử và hành vi mong đợi nơi tất cả các thành viên trong tổ chức. – Cung cấp hướng dẫn đạo đức cho việc ra quyết định và ứng xử hàng ngày. Được gắn kết với tầm nhìn, sứ mệnh và văn hóa – Nên được mô tả bằng những từ chỉ hành vi sống động DN cần xác lập rõ các yếu tố này và xây dựng hoàn chỉnh các Tuyên bố Sứ mệnh và Tuyên bố Tầm nhìn, đồng thời liên tục thực hiện truyền thông tới toàn bộ đội ngũ bên trong và với khách hàng và thị trường bên ngoài. 2. Các mô hình phân tích, xây dựng chiến lược Việc phân tích và lựa chọn chiến lược có thể được phân tách thành 3 giai đoạn. Mỗi giai đoạn có thể sử dụng các ma trận, công cụ khác nhau. – Giai đoạn 1 – Thu thập thông tin Doanh nghiệp cần thu thập các yếu tố bên trong, bên ngoài. Để lượng hóa tốt hơn sự tác động của các yếu tố bên ngoài cũng như mức độ mạnh yếu của các yếu tố bên trong, nhà hoạch định chiến lược có thể sử dụng ma trận EFE và ma trận IFE để xác định rõ các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ để từ đó lượng hóa sự tác động. Mặc dù vậy, việc lượng hóa vẫn dựa chủ yếu trên quan điểm cá nhân. – Giai đoạn 2 – Phân tích, hình thành chiến lược Nhà hoạch định chiến lược có thể kết hợp sử dụng nhiều công cụ, ma trận khác nhau nhằm xác định các nhóm chiến lược phù hợp nhất. Việc lựa chọn, hình thành chiến lược ở giai đoạn này được căn cứ chủ yếu vào kết quả của giai đoạn 1. Việc lượng hóa điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội nguy cơ ở giai đoạn 1 sẽ quyết định các nhóm chiến lược được lựa chọn ở giai đoạn này. Ở giai đoạn này có thể sử dụng các ma trận SWOT, ma trận BCG, ma trận McKinsey, Ma trận SPACE. – Giai đoạn 3 – Lựa chọn chiến lược Không phải tất cả chiến lược được hình thành đều được lựa chọn hoặc cùng lúc thực hiện bởi nguồn lực của doanh nghiệp có hạn. Nhà hoạch định chiến lược cần đưa ra thứ tự ưu tiên thực hiện chiến lược một cách phù hợp. Trong giai đoạn này, ma trận QSPM được sử dụng như một công cụ hữu hiệu và phổ biến. 3. Mô hình kinh doanh Đây là công cụ phổ biến và đa phần chúng ta đều biết mô hình kinh doanh bao gồm 9 thành tố chính, dưới đây là các câu hỏi gợi ý trong việc xác định các thành tố của một mô hình kinh doanh – Phân Khúc Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang hướng tới giải quyết nhu cầu, vấn đề hoặc trực tiếp mang lại lợi ích cho nhóm đối tượng cụ thể nào? Đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp là ai? Ai sẽ là khách hàng quan trọng nhất? Xác định chân dung khách hàng điển hình với các đặc điểm cụ thể như khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp/ tổ chức, giới tính, tuổi tác, công việc, thu nhập – Giải Pháp Giá Trị Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang sẽ giải quyết nhu cầu, vấn đề gì của khách hàng mục tiêu? Đặc điểm về chất lượng, giá thành của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp hướng tới cho khách hàng mục tiêu là gì? Doanh nghiệp dự kiến làm gì để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mục tiêu? Sản phẩm, dịch vụ cốt lõi của doanh nghiệp là gì? Có sự khác biệt về sản phẩm, dịch vụ mong muốn cung cấp cho các phân khúc khách hàng khác nhau không? – Đối Tác Các đối tác chính của doanh nghiệp là những ai? Các nhà cung cấp của doanh nghiệp là những ai? Các nguồn tài nguyên nào cần sự cung ứng từ bên ngoài? Các hoạt động này có thể được thực hiện bởi các bên khác không? – Kênh Phân Phối DN tiếp cận với khách hàng thông qua kênh truyền thông nào? DN sẽ sử dụng những kênh bán nào để cung cấp sản phẩm, dịch vụ? Dự kiến hình thức nào sẽ giúp tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất? Dự kiến hình thức nào sẽ tiết kiệm chi phí nhất? Làm thế nào để phù hợp với thói quen của khách hàng? – Quan Hệ Khách Hàng Doanh nghiệp cần phải làm gì để thu hút và giữ chân khách hàng? Phân tích hiệu quả – chi phí giữa các phương thức thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng mục tiêu. – Hoạt Động Chính Các hoạt động nào giúp doanh nghiệp hoàn thành các cam kết về giá trị định vị? Các hoạt động nào cần thực hiện để doanh nghiệp vận hành hệ thống kênh, thiếtlập và duy trì quan hệ với khách hàng, từ đó đem lại nguồn thu? – Nguồn Lực Chủ Chốt Doanh nghiệp cần các tài nguyên gì để thực hiện các cam kết về giá trị định vị? Các tài nguyên nào cần thiết để doanh nghiệp vận hành hệ thống kênh, thiết lập và duy trì quan hệ với khách hàng, từ đó đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp? – Doanh Thu Khách hàng sẽ sẵn sàng chi tiền cho các giá trị, sản phẩm, dịch vụ nào của doanh nghiệp? Khách hàng sẽ chi trả cho doanh nghiệp dưới hình thức như thế nào? Xác định các nguồn doanh thu khác mà doanh nghiệp kỳ vọng được hưởng – Chi Phí Khoản chi phí chính của doanh nghiệp là gì? Các nguồn lực/ hoạt động nào dự kiến chiếm phần lớn nguồn lực tài chính của doanh nghiệp? 4. Mô hình chuỗi giá trị Đây là mô hình của Michael Porter đưa ra vào năm 1985. Theo ý kiến của Poter, có hai bước chính trong việc phân tích chuỗi giá trị, bao gồm – Xác định từng hoạt động riêng lẻ trong tổ chức; – Phân tích giá trị tăng thêm trong mỗi hoạt động và liên hệ nó với sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp. Cụ thể các hoạt động chính bao gồm – Vận chuyển đầu vào Inbound Logistics gồm các công việc như tiếp nhận, dự trữ, phân phối và sử dụng nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất tạo sản phẩm của doanh nghiệp. – Chế tạo Operations là bước chuyển hóa nguyên liệu thô ban đầu thành các sản phẩm cuối cùng. – Vận chuyển đầu ra Outbound Logistics là sau khi hoàn thành sản phẩm, các sản phẩm đó sẽ được phân phối cung ứng sản phẩm cuối cùng tới thị trường và tay người dùng. – Tiếp thị và bán hàng Marketing and Sales sử dụng các hình thức quảng cá hoặc các kênh truyền thông để thu hút khách hàng mua sản phẩm. Dịch vụ Service là các hoạt động nhằm mục đích duy trì và nâng cao hơn hiệu quả của sản phẩm sau khi được tung ra thị trường, cụ thể các dịch vụ đi kèm khi mua sản phẩm có thể nói ngay đến dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì sản phẩm, cài đặt, lắp ráp, ưu đãi bảo hành, đổi trả, tư vấn sau sản phẩm… Các hoạt động phụ trong mô hình này gồm – Hoạt động mua hàng Procurement hay chính xác hơn là mua nguyên vật liệu, liên quan đến nguồn cung nguyên liệu, giá thành nguyên liệu, vận chuyển, chất lượng nguyên liệu, bên thứ ba cung cấp… – Công nghệ phát triển sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm Technology development. Không chỉ trong quá trình sản xuất thành phẩm cho các sản phẩm, công nghệ còn có thể được ứng dụng trong hầu như các giai đoạn khác như nghiên cứu, thu thập thông tin về khách hàng, về tiềm năng sản phẩm phát triển trên thị trường, nhu cầu thị trường; hoặc trong quá trình thiết kế, xây dựng bao bì sản phẩm; trong quá trình tiếp thị và bán sản phẩm ra thị trường; trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng,… – Quản lý nguồn nhân lực Human resource management hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp như tuyển dụng, các chế độ đãi ngộ nhân viên, hợp đồng làm việc, chế độ lương bổng, hoa hồng,… cũng như các chính sách dừng hợp đồng nếu nhân sự đó không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và công việc. – Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp Firm infrastructure sẽ liên quan đến kế hoạch tổ chức doanh nghiệp, tài chính, cơ sở tài sản của doanh nghiệp cũng như các cơ chế quản lý phù hợp. Từ mô hình chuỗi giá trị, DN có thể lựa chọn ưu thế cạnh tranh theo 2 hướng – Lợi ích về chi phí sau khi doanh nghiệp xác định được các hoạt động chính và hoạt động hỗ trợ thì nên xác định cả chi phí cho từng hoạt động đó. Đối với các hoạt động cần nhiều nguồn lực chi phí bao gồn giờ làm việc, mức lương, hiệu suất công việc… Các doanh nghiệp nên xác định mối liên hệ giữa các hoạt động, nếu chi phí giảm trong một lĩnh vực, chúng có thể được giảm ở các khoản khác. Các doanh nghiệp sau đó có thể xác định các cơ hội để giảm chi phí. – Lợi ích về sự khác biệt doanh nghiệp cần xác định các hoạt động tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng là ưu tiên hàng đầu bao gồm các chiến lược marketing liên quan, tìm hiểu biết về sản phẩm và hệ thống, trả lời điện thoại nhanh và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Bước tiếp theo là đánh giá các chiến lược này để cải thiện giá trị. Tập trung vào dịch vụ khách hàng, tùy chọn để tùy chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ ngày càng tăng, cung cấp ưu đãi, và thêm các tính năng sản phẩm là một số trong những cách để cải thiện giá trị. Cuối cùng, các doanh nghiệp nên xác định sự khác biệt có thể được duy trì và tăng thêm nhiều giá trị nhất. 5. Mô hình bản đồ chiến lược Bản đồ Chiến lược là việc thể hiện những mục tiêu chiến lược của công ty lên sơ đồ một cách có hệ thống, để chúng ta có thể hiểu được, biết được mối liên hệ giữa các thành tố và nắm rõ điều gì quan trọng nhất. Bốn Khía cạnh hay còn gọi là bốn góc nhìn sẽ được bố trí thành bốn tầng a Tài chính Mục tiêu gia tăng giá trị cho công ty hoặc các cổ đông bằng hai chiến lược cơ bản – Chiến lược năng suất Mang tính ngắn hạn gồm cải thiện cơ cấu chi phí bằng cách giảm chi phí tiền mặt, hạn chế hao hụt và tăng số lượng thành phẩm. Một cách nữa là tăng độ hiệu dụng của tài sản, cùng tài sản và chi phí đó nhưng nâng cao được năng suất. – Chiến lược tăng trưởng Là chiến lược mang tính dài hạn hơn, nhằm mở rộng cơ cấu doanh thu và tăng cường giá trị khách hàng. b Khách hàng Công ty sẽ đạt được các mục tiêu như Khách hàng hài lòng, trung thành với sản phẩm, tăng thêm số lượng khách mua, tăng khả năng sinh lợi trên mỗi khách hàng, tăng thị phần, tăng tỷ lệ sử dụng sản phẩm. – Tổng giá thành tốt nhất Khách hàng hài lòng nhờ giá cả tốt và chất lượng vẫn đảm bảo. Đây chỉ là chiến lược ngắn hạn và không có lợi cho công ty về lâu dài. – Dẫn đầu về sản phẩm Khiến khách hàng hài lòng và không thể tìm giải pháp ở đối thủ nào khác. – Giải pháp toàn diện Không chỉ cung cấp một sản phẩm/dịch vụ riêng lẻ mà có thể cung cấp dịch vụ trọn gói nhằm giải quyết nhu cầu khách hàng một cách rốt ráo nhất. – Khóa chặt vào hệ thống Chiến lược thường được áp dụng với những công ty lớn và có sản phẩm có tầm ảnh hưởng. c Quy trình Thông qua các quy trình, công ty vận hành hướng đến các mục tiêu nâng cao năng suất, đem giá trị cho khách hàng và gia tăng doanh thu – Quản lý vận hành Là quy trình trực tiếp tạo ra và cung ứng các sản phẩm/dịch vụ. – Quản lý khách hàng Giúp làm tăng các giá trị khách hàng và phù hợp với các chiến lược khách hàng vừa nêu ở trên. – Đổi mới Tạo ra những sản phẩm/dịch vụ mới, phù hợp với chiến lược phát triển và có tính dài hạn. – Trách nhiệm xã hội Đây là những quy trình rất quan trọng trong thời đại ngày nay khi thể hiện trách nhiệm xã hội của công ty, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho xã hội, đem giá trị đến cộng đồng. d Học tập và phát triển Năng lực của tổ chức, là nguồn tài sản vô hình quan trọng – Nhân lực thể hiện qua kỹ năng, kiến thức và thái độ của những thành viên của công ty. Đây chính là những con người trực tiếp vận hành các quy trình nội bộ theo các chiến lược đề ra. – Nguồn lực thông tin là những thông tin và hệ thống tổ chức những thông tin đó phục vụ cho vận hành doanh nghiệp. – Giá trị của tổ chức gồm lãnh đạo, văn hóa doanh nghiệp, sự hợp tác và gắn kết của nhân viên. Nguồn lực này thể hiện sự khả năng và sự sẵn sàng của tổ chức để thực hiện chiến lược 6. Mô hình tài chính Mô hình tài chính là bảng tổng hợp kết quả hoạt động của doanh nghiệp cùng với các yếu tố đầu vào và giả định cụ thể, nhằm giúp doanh nghiệp dự đoán kết quả hoạt động tài chính trong tương lai. Mô hình 3 báo cáo là mô hình cơ bản dựa trên việc xây dựng các khối, các khối cụ thể là 3 báo cáo tài chính báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo dòng tiền. Một mô hình tài chính sẽ đưa ra các biểu diễn toán học dựa trên các biến đầu vào của mô hình. Các biến đầu vào là các yếu tố đầu vào hay các giả định về dòng tiền, kế hoạch đầu tư, kế hoạch vay vốn và trả nợ, kế hoạch khấu hao, mức độ hàng tồn kho, tỉ lệ lạm phát, lãi suất cho vay, tỉ giá… Các biến đầu vào này được sử dụng trong mô hình để tính toán ra các kết quả đầu ra, đồng thời để đánh giá mức độ tác động của chính nó lên các kết quả này. Điều này cho phép công ty thực hiện việc định lượng hay mô hình hóa về các quyết định của mình trong các chính sách và quyết định sắp được đưa ra; dự báo các nghĩa vụ và quyền lợi tài chính mà nó sẽ thực hiện; và đánh giá được các yêu cầu được đặt ra bởi các nhà đầu tư hoặc người cho vay của doanh nghiệp. 7. Mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là 1 thuật ngữ bao gồm Sơ đồ tổ chức; Mô tả công việc; Quy trình công việc; Ma trận phân quyền Có 8 bước để xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả – B1 Xác định chiến lược cho tổ chức Chiến lược cty => Chiến lược đơn vị KD => Chiến lược chức năng nhân sự => Chiến lược vận hành – B2 Xác định tên phòng ban từ phân tích chuỗi giá trị và ma trận chức năng – B3 Lựa chọn sơ đồ tổ chức, đánh giá và xem xét các yếu tố Quy mô công ty; Công nghệ; Quan điểm quản trị; Năng lực đội ngũ; Giai đoạn thành lập; – B4 Xác định chức năng cho các bộ phận – B5 Thành lập ra ma trận phối hợp và ma trận phân quyền => xác định định hướng sơ đồ tổ chức từng bộ phận. – B6 Phân bổ các đầu việc xuống các vị trí để xác định chính xác các đầu việc cần phải làm của từng vị trí – B7 Hoàn thiện mô tả công việc cho từng vị trí – B8 Hoàn thiện quy trình cụ thể 8. Mô hình lãnh đạo POLC chỉ ra 4 chức năng cốt lõi của quản trị. Nó là viết tắt của 4 từ Planning Lập kế hoạch Organizing Tổ chức Leading Lãnh đạo Controlling Kiểm soát Planning – Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và đóng vai trò não bộ, quyết định toàn bộ quá trình về sau của mô hình lãnh đạo POLC. Nó bao gồm việc thiết lập các mục tiêu và xác định quá trình hành động để đạt được các mục tiêu đó. Organizing là chức năng liên quan đến việc phát triển một cấu trúc tổ chức và phân bổ nguồn nhân lực để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu. Cấu trúc tổ chức thường được thể hiện bằng một sơ đồ. Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp sơ đồ tổ chức sắp, theo bộ phận, phòng ban chức năng, theo sản phẩm, dự án, theo khu vực địa lý hoặc khách hàng. Leading – Vai trò này bao gồm việc chỉ đạo, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên. Các nhà lãnh đạo giỏi không chỉ dẫn dắt, tạo động lực tích cực, mà còn có khả năng truyền cảm hứng cho các cá nhân xung quanh, kể cả trong công việc hay đời sống. Controlling – Kiểm soát, được định nghĩa là quá trình đảm bảo rằng hiệu suất không đi chệch so với tiêu chuẩn. Về quá trình thực hiện, hoạt động kiểm soát bao gồm ba bước chính 1 Thiết lập các tiêu chuẩn hoạt động 2 So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn 3 Thực hiện hành động khắc phục nếu cần thiết Tổng kết Trên đây là danh sách các công cụ mà Hiếu đã tổng hợp và chia sẻ, tuy nhiên công cụ chỉ là công cụ, điều quan trọng để sử dụng thành công cần có tư duy và kỹ năng phù hợp của người sử dụng để công cụ đạt hiệu quả cao nhất. Hệ thống vận hành doanh nghiệp được ví như xương sống của tổ chức bởi nó đóng vai trò định hình cách thức các nguồn lực được sử dụng và tương tác với nhau. Muốn bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả thì phải tạo dựng được nền móng vững chắc, quy củ ngay từ đầu. Vậy xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Những mô hình vận hành nào đang được ứng dụng phổ biến trên thế giới? Vận hành doanh nghiệp là gì? 4 trụ cột chính của hệ thống vận hành doanh nghiệp Vận hành doanh nghiệp là việc thiết kế là điều phối mọi hoạt động trong tổ chức, quyết định cách thức các nguồn lực sẽ được sử dụng và tương tác với nhau để hướng tới đạt được mục tiêu cụ thể. Có thể nói, hệ thống vận hành chính là mạch máu của mỗi doanh nghiệp bởi nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt bộ máy tổ chức làm việc hiệu quả và sản sinh ra giá trị. Một doanh nghiệp chỉ thực sự khỏe mạnh khi có một hệ thống quy trình vận hành bài bản, tạo tiền đề vững chắc để tồn tại và cạnh tranh trên thị trường. Ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một hệ thống vận hành đặc thù riêng. Tuy nhiên, mọi hệ thống vận hành dù ở bất kỳ quy mô nào cũng đều cần phải được xây dựng dựa trên 4 trụ cột sau Quy trình Quy trình chính là mắt xích giúp cho bộ máy vận hành hoạt động trơn tru. Quy trình liên kết những hoạt động đơn lẻ, rời rạc của tổ chức thành một thể thống nhất để tạo nên những kết quả nhất định. Quy trình xác định các bước mà nhân viên cần phải tuân thủ để duy trì và đảm bảo hiệu suất làm việc. Một quy trình bài bản, rõ ràng sẽ đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng trình tự và giảm thiểu tối đa các sai phạm. Con người Con người là nguồn lực nòng cốt của tổ chức, và cũng chính là chủ thể chính trong hệ thống vận hành. Bởi vậy đội ngũ nhân viên cần phải được chú trọng xây dựng, trang bị đầy đủ kỹ năng và đảm bảo vững chuyên môn, nghiệp vụ. Một tổ chức chỉ vận hành hiệu quả khi các nhân viên, phòng ban đều hiểu rõ trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của mình. Trang thiết bị, phần mềm quản trị Công nghệ và máy móc là vũ khí không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành nếu thiếu đi công cụ, máy móc thiết bị thì rất khó để phát triển và nâng cao năng suất lao động. Với các doanh nghiệp hiện nay thì hệ thống ERP ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Với công nghệ thông minh, phần mềm quản trị này mang đến một cái nhìn tổng thể giúp các nhà quản lý có thể hệ thống hóa quy trình vận hành cho các phòng ban, theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào. Cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng là nền móng để xây dựng bộ máy vận hành. Cơ sở hạ tầng đóng vai trò cung cấp những điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó cần phải được đầu tư xây dựng bài bản, vững chắc ngay từ đầu cho doanh nghiệp có “đất” để tồn tại và phát triển. 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp bài bản Bước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hành Luồng vận hành của tổ chức được định nghĩa bởi hàng loạt các quy trình, công việc. Trong đó các hoạt động chức năng sẽ đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống vận hành, quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của nhà quản trị là xác định đâu là những hoạt động chính trực tiếp tạo ra giá trị và đâu là các hoạt động bổ sung, giúp “bôi trơn” bộ máy vận hành và hỗ trợ cho hoạt động chính. Thông thường, hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh các hoạt động trọng yếu sau Sản xuất Cung ứng Vận chuyển Tiếp thị & bán hàng Dịch vụ Một công thức được áp dụng phổ biến để xác định những hoạt động, chức năng trọng yếu trong mô hình kinh doanh là nguyên tắc Pareto, còn được gọi là thuyết 20/80. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hoạt động sẽ quyết định đến 80% kết quả nhận được. Dựa vào đó, nhà quản lý sẽ tập trung vào 20% hoạt động chính yếu để phát triển hệ thống vận hành doanh nghiệp. Bước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu Quy trình quyết định trình tự và cách thức mà các hoạt động sẽ được thực hiện để tạo ra một kết quả đầu ra nhất định. Các nhân viên sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và bám sát vào quy trình để tạo nên luồng vận hành đồng bộ, thống nhất trong tổ chức. Để xây dựng được một quy trình chuẩn chỉnh, nhà quản trị có thể làm theo mô hình BPM Life Cycle Thiết kế quy trình Xác định công đoạn nào cần được làm trước, công đoạn nào sẽ được thực hiện theo sau, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ Mô hình hóa quy trình Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, lưu đồ với các bản vẽ minh họa và hướng dẫn cụ thể Triển khai quy trình Áp dụng quy trình vào hoạt động vận hành của các bộ phận Theo dõi, đánh giá Đánh giá chất lượng và mức độ hiệu quả của quy trình bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc và kết quả đầu ra Điều chỉnh, tối ưu Cải tiến những điểm bất hợp lý trong quy trình Xây dựng các chính sách quy định để điều chỉnh hành vi, nhận thức của nhân viên theo đúng quy củ. Các chính sách cần được ban hành bao gồm nội quy làm việc, trách nhiệm báo cáo/ giải trình, quy định phân công công việc,… Ngoài ra, các tài liệu, biểu mẫu phục vụ cho mọi công tác vận hành cũng cần được đầu tư thiết kế để làm tư liệu cho nhân viên sử dụng cũng như minh chứng cho hoạt động của doanh nghiệp. Bước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót Ở bước tiếp theo, cần rà soát lại toàn bộ các yếu tố trong hệ thống quản lý doanh nghiệp để tìm ra những vấn đề sai sót, có nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Để truy vấn ra nguyên nhân gốc rễ có khả năng xảy ra sai sót, nhà quản trị có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa mô hình xương cá. Trong đó, các nguyên nhân gây ra vấn đề được phân loại thành 6 nhóm cơ bản Con người Nguyên vật liệu Máy móc thiết bị Phương pháp Chuẩn mực, quy định Môi trường Biểu đồ xương cá Ishikawa giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Bước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưu Các phương án khắc phục những vấn đề sai sót, tồn đọng trong mô hình vận hành sẽ được phát triển dựa theo những yếu tố đã xác định được ở biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chí 6M. Bước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sự Sau khi đã hoàn thiện hệ thống vận hành, bước tiếp theo là truyền thông và đào tạo đội ngũ nhân sự – những người sẽ “kích hoạt” và đưa bộ máy vận hành vào hoạt động. Cần phải đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác vận hành và cung cấp mọi công cụ, chỉ dẫn cần thiết để họ có thể thực hiện một cách hiệu quả. Bước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá Bước cuối cùng đó là đưa hệ thống vận hành doanh nghiệp vào thực chiến, áp dụng trong công tác sản xuất kinh doanh hàng ngày. Cần lưu ý rằng không một hệ thống vận hành nào có thể hoàn hảo ngay từ ban đầu. Bởi vậy nhà điều hành, trong vai trò là người lãnh đạo trụ cột, phải luôn theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để có những cải tiến, thay đổi cho phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp, bài bản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau Các hoạt động, nghiệp vụ được chuyên môn hóa. Các bộ phận, phòng ban có thể liên kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ. Không có hiện tượng đứt gãy, gián đoạn quy trình. Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả với năng suất tối ưu. Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nay Mô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hành Hiện nay, cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên thị trường, mô hình vận hành doanh nghiệp tự động, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành. Mô hình vận hành này đã đưa các doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên của công nghệ số với phong cách làm việc tinh gọn, hiệu quả và mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần. Sự cải tiến lớn ở mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại này so với các mô hình truyền thống nằm ở 2 yếu tố Tự động hóa Tự động các khâu trong quy trình làm việc, thay thế sức người bằng máy móc và trí tuệ nhân tạo, giúp cắt giảm mọi thao tác thủ công, giải phóng sức lao động. Số hóa Số hóa mọi thông tin dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp lên các nền tảng điện toán đám mây và hệ thống máy chủ, hướng đến xây dựng văn phòng không giấy tờ, quản lý và làm việc với thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi. WFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai WFA Work from anywhere – làm việc ở bất kỳ đâu, đã và đang dần trở thành xu hướng vận hành doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Mô hình quản trị hiện đại này cho phép các tổ chức vận hành linh hoạt bất kể trong bối cảnh, điều kiện nào, từ đó ngăn chặn mọi rủi ro gián đoạn, đứt gãy luồng hoạt động. Các mô hình WFA được áp dụng phổ biến trên thế giới chia làm 4 loại WFH Work from home – Làm việc tại nhà Satellite Office – Văn phòng vệ tinh Neighborhood – Văn phòng chia sẻ Mobile Worker – Làm việc di động Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là Xây dựng mô hình quản trị nhân sự phù hợp Bởi bản chất của mô hình WFA là cho phép nhân viên được tùy chọn môi trường và không gian làm việc. Vậy nên điểm mấu chốt là làm thế nào để gắn kết đội ngũ nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp. Công nghệ hỗ trợ Với mô hình WFA, công nghệ chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Bởi đó là công cụ được các nhân viên sử dụng hàng ngày để làm việc và kết nối với nhau. Để đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống mạng, đường truyền cũng như các phần mềm công việc. Nguồn Internet Hệ thống vận hành doanh nghiệp được ví như xương sống của tổ chức bởi nó đóng vai trò định hình cách thức các nguồn lực được sử dụng và tương tác với nhau. Muốn bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả thì phải tạo dựng được nền móng vững chắc, quy củ ngay từ đầu. Vậy xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Những mô hình vận hành nào đang được ứng dụng phổ biến trên thế giới? Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau đây. Mục lục1. Vận hành doanh nghiệp là gì? 4 trụ cột chính của hệ thống vận hành doanh nghiệp2. 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp bài bảnBước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hànhBước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫuBước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sótBước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưuBước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sựBước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá3. Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nayMô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hànhWFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai4. Ví dụ về mô hình vận hành doanh nghiệp thành công5. 1Office – Giải pháp tự động hóa vận hành doanh nghiệp hàng đầu thị trường Vận hành doanh nghiệp là việc thiết kế là điều phối mọi hoạt động trong tổ chức, quyết định cách thức các nguồn lực sẽ được sử dụng và tương tác với nhau để hướng tới đạt được mục tiêu cụ thể. Có thể nói, hệ thống vận hành chính là mạch máu của mỗi doanh nghiệp bởi nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt bộ máy tổ chức làm việc hiệu quả và sản sinh ra giá trị. Một doanh nghiệp chỉ thực sự khỏe mạnh khi có một hệ thống quy trình vận hành bài bản, tạo tiền đề vững chắc để tồn tại và cạnh tranh trên thị trường. Ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một hệ thống vận hành đặc thù riêng. Tuy nhiên, mọi hệ thống vận hành dù ở bất kỳ quy mô nào cũng đều cần phải được xây dựng dựa trên 4 trụ cột sau Quy trình Quy trình chính là mắt xích giúp cho bộ máy vận hành hoạt động trơn tru. Quy trình liên kết những hoạt động đơn lẻ, rời rạc của tổ chức thành một thể thống nhất để tạo nên những kết quả nhất định. Quy trình xác định các bước mà nhân viên cần phải tuân thủ để duy trì và đảm bảo hiệu suất làm việc. Một quy trình bài bản, rõ ràng sẽ đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng trình tự và giảm thiểu tối đa các sai phạm. Con người Con người là nguồn lực nòng cốt của tổ chức, và cũng chính là chủ thể chính trong hệ thống vận hành. Bởi vậy đội ngũ nhân viên cần phải được chú trọng xây dựng, trang bị đầy đủ kỹ năng và đảm bảo vững chuyên môn, nghiệp vụ. Một tổ chức chỉ vận hành hiệu quả khi các nhân viên, phòng ban đều hiểu rõ trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của mình. Trang thiết bị, phần mềm quản trị Công nghệ và máy móc là vũ khí không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành nếu thiếu đi công cụ, máy móc thiết bị thì rất khó để phát triển và nâng cao năng suất lao động. Với các doanh nghiệp hiện nay thì hệ thống ERP ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Với công nghệ thông minh, phần mềm quản trị này mang đến một cái nhìn tổng thể giúp các nhà quản lý có thể hệ thống hóa quy trình vận hành cho các phòng ban, theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào. Cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng là nền móng để xây dựng bộ máy vận hành. Cơ sở hạ tầng đóng vai trò cung cấp những điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó cần phải được đầu tư xây dựng bài bản, vững chắc ngay từ đầu cho doanh nghiệp có “đất” để tồn tại và phát triển. Xem thêm 4 chức năng quản trị cần phải biết khi điều hành doanh nghiệp 2. 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp bài bản 6 Bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp Bước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hành Luồng vận hành của tổ chức được định nghĩa bởi hàng loạt các quy trình, công việc. Trong đó các hoạt động chức năng sẽ đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống vận hành, quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của nhà quản trị là xác định đâu là những hoạt động chính trực tiếp tạo ra giá trị và đâu là các hoạt động bổ sung, giúp “bôi trơn” bộ máy vận hành và hỗ trợ cho hoạt động chính. Thông thường, hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh các hoạt động trọng yếu sau Sản xuất Cung ứng Vận chuyển Tiếp thị & bán hàng Dịch vụ Một công thức được áp dụng phổ biến để xác định những hoạt động, chức năng trọng yếu trong mô hình kinh doanh là nguyên tắc Pareto, còn được gọi là thuyết 20/80. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hoạt động sẽ quyết định đến 80% kết quả nhận được. Dựa vào đó, nhà quản lý sẽ tập trung vào 20% hoạt động chính yếu để phát triển hệ thống vận hành doanh nghiệp. Bước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu Quy trình quyết định trình tự và cách thức mà các hoạt động sẽ được thực hiện để tạo ra một kết quả đầu ra nhất định. Các nhân viên sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và bám sát vào quy trình để tạo nên luồng vận hành đồng bộ, thống nhất trong tổ chức. Để xây dựng được một quy trình chuẩn chỉnh, nhà quản trị có thể làm theo mô hình BPM Life Cycle Thiết kế quy trình Xác định công đoạn nào cần được làm trước, công đoạn nào sẽ được thực hiện theo sau, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ Mô hình hóa quy trình Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, lưu đồ với các bản vẽ minh họa và hướng dẫn cụ thể Triển khai quy trình Áp dụng quy trình vào hoạt động vận hành của các bộ phận Theo dõi, đánh giá Đánh giá chất lượng và mức độ hiệu quả của quy trình bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc và kết quả đầu ra Điều chỉnh, tối ưu Cải tiến những điểm bất hợp lý trong quy trình Xây dựng các chính sách quy định để điều chỉnh hành vi, nhận thức của nhân viên theo đúng quy củ. Các chính sách cần được ban hành bao gồm nội quy làm việc, trách nhiệm báo cáo/ giải trình, quy định phân công công việc,… Ngoài ra, các tài liệu, biểu mẫu phục vụ cho mọi công tác vận hành cũng cần được đầu tư thiết kế để làm tư liệu cho nhân viên sử dụng cũng như minh chứng cho hoạt động của doanh nghiệp. Bước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót Ở bước tiếp theo, cần rà soát lại toàn bộ các yếu tố trong hệ thống quản lý doanh nghiệp để tìm ra những vấn đề sai sót, có nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Để truy vấn ra nguyên nhân gốc rễ có khả năng xảy ra sai sót, nhà quản trị có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa mô hình xương cá. Trong đó, các nguyên nhân gây ra vấn đề được phân loại thành 6 nhóm cơ bản Con người Nguyên vật liệu Máy móc thiết bị Phương pháp Chuẩn mực, quy định Môi trường Biểu đồ xương cá Ishikawa giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề Bước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưu Các phương án khắc phục những vấn đề sai sót, tồn đọng trong mô hình vận hành sẽ được phát triển dựa theo những yếu tố đã xác định được ở biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chí 6M. Bước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sự Sau khi đã hoàn thiện hệ thống vận hành, bước tiếp theo là truyền thông và đào tạo đội ngũ nhân sự – những người sẽ “kích hoạt” và đưa bộ máy vận hành vào hoạt động. Cần phải đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác vận hành và cung cấp mọi công cụ, chỉ dẫn cần thiết để họ có thể thực hiện một cách hiệu quả. Bước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá Bước cuối cùng đó là đưa hệ thống vận hành doanh nghiệp vào thực chiến, áp dụng trong công tác sản xuất kinh doanh hàng ngày. Cần lưu ý rằng không một hệ thống vận hành nào có thể hoàn hảo ngay từ ban đầu. Bởi vậy nhà điều hành, trong vai trò là người lãnh đạo trụ cột, phải luôn theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để có những cải tiến, thay đổi cho phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp, bài bản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau Các hoạt động, nghiệp vụ được chuyên môn hóa. Các bộ phận, phòng ban có thể liên kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ. Không có hiện tượng đứt gãy, gián đoạn quy trình. Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả với năng suất tối ưu. 3. Các mô hình vận hành doanh nghiệp nổi bật hiện nay Mô hình tự động, số hóa – xu thế tất yếu của quản trị vận hành Hiện nay, cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên thị trường, mô hình vận hành doanh nghiệp tự động, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành. Mô hình vận hành này đã đưa các doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên của công nghệ số với phong cách làm việc tinh gọn, hiệu quả và mạnh mẽ hơn gấp nhiều lần. Sự cải tiến lớn ở mô hình vận hành doanh nghiệp hiện đại này so với các mô hình truyền thống nằm ở 2 yếu tố Tự động hóa Tự động các khâu trong quy trình làm việc, thay thế sức người bằng máy móc và trí tuệ nhân tạo, giúp cắt giảm mọi thao tác thủ công, giải phóng sức lao động. Số hóa Số hóa mọi thông tin dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp lên các nền tảng điện toán đám mây và hệ thống máy chủ, hướng đến xây dựng văn phòng không giấy tờ, quản lý và làm việc với thông tin dữ liệu mọi lúc mọi nơi. WFA – Mô hình vận hành doanh nghiệp của tương lai WFA Work from anywhere – làm việc ở bất kỳ đâu, đã và đang dần trở thành xu hướng vận hành doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Mô hình quản trị hiện đại này cho phép các tổ chức vận hành linh hoạt bất kể trong bối cảnh, điều kiện nào, từ đó ngăn chặn mọi rủi ro gián đoạn, đứt gãy luồng hoạt động. Các mô hình WFA được áp dụng phổ biến trên thế giới chia làm 4 loại WFH Work from home – Làm việc tại nhà Satellite Office – Văn phòng vệ tinh Neighborhood – Văn phòng chia sẻ Mobile Worker – Làm việc di động Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là Xây dựng mô hình quản trị nhân sự phù hợp Bởi bản chất của mô hình WFA là cho phép nhân viên được tùy chọn môi trường và không gian làm việc. Vậy nên điểm mấu chốt là làm thế nào để gắn kết đội ngũ nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp. Công nghệ hỗ trợ Với mô hình WFA, công nghệ chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Bởi đó là công cụ được các nhân viên sử dụng hàng ngày để làm việc và kết nối với nhau. Để đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống mạng, đường truyền cũng như các phần mềm công việc. 4. Ví dụ về mô hình vận hành doanh nghiệp thành công Điều gì làm nên sức mạnh của gã khổng lồ công nghệ Facebook? Thực chất, bí mật đằng sau sự hùng mạnh của đế chế công nghệ này bắt nguồn từ yếu tố gốc rễ nhất – bộ máy vận hành. Facebook là ví dụ tiêu biểu của một mô hình vận hành thành công Công tác quản trị vận hành tại Facebook được phát triển và duy trì dựa trên các chiến lược và mục tiêu về tính hiệu quả và cải tiến liên tục trong tất cả các lĩnh vực mà công ty theo đuổi. Cải tiến sản phẩm Một phần trong chiến lược phát triển của Facebook là liên tục đổi mới sản phẩm của mình. Việc đổi liên tục đưa ra các bản cập nhật mới để tối ưu hóa trải nghiệm và đáp ứng thị hiếu người dùng được coi là một cách tiếp cận chiến lược để đảm bảo khả năng cạnh tranh của công ty trong dài hạn. Ngoài ra, triết lý cải tiến liên tục trong vận hành còn giúp Facebook khắc phục được những lỗ hổng trong sản phẩm và ngày một hoàn thiện hơn. Tự động hóa quy trình Sở hữu các sản phẩm trực tuyến, Facebook đã quyết định áp dụng mô hình tự động hóa trong hoạt động vận hành. Với tiềm lực của một công ty công nghệ, Facebook đã phát triển hệ thống AI để “theo dấu” người dùng, ghi nhận lại sở thích và thói quen của họ để tự động đưa ra những đề xuất phù hợp. Ngoài ra, các trợ lý ảo của Facebook cũng chính là “quân bài” để giữ chân người dùng. Việc ứng dụng công nghệ trong tự động hóa chính là yếu tố cốt lõi giúp Facebook tối ưu trải nghiệm cho khách hàng và tạo nên vị thế của thủ lĩnh trên thị trường công nghệ Vị trí chiến lược Mục tiêu quản trị vận hành của Facebook là tối ưu khả năng tiếp cận với các nguồn lực và thị trường. Trong trường hợp của Facebook, việc tiếp cận thị trường không phải là vấn đề vì các dịch vụ truyền thông xã hội của công ty có thể truy cập trên khắp thế giới thông qua Internet. Bởi vậy, Facebook tập trung xây dựng hệ thống liên kết với các nguồn lực nhanh chóng, dễ dàng nhất. Trụ sở của công ty được đặt tại Thung lũng Silicon – nơi có khả năng tiếp cận tối ưu với nguồn cung cấp thiết bị, thị trường lao động, năng lượng và các điều kiện hoạt động phù hợp với môi trường. Phát triển nguồn nhân lực Mô hình vận hành của Facebook lấy con người làm trung tâm của bộ máy. Bởi vậy, mục tiêu của công ty là duy trì lực lượng lao động chuyên tiềm năng cho hoạt động kinh doanh truyền thông trực tuyến. Ví dụ, Facebook sử dụng chiến lược tuyển dụng liên tục, triển khai các chương trình thực tập cho phép sinh viên làm việc tại văn phòng của công ty. 5. 1Office – Giải pháp tự động hóa vận hành doanh nghiệp hàng đầu thị trường Trong bộ máy doanh nghiệp, công nghệ là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của hệ thống vận hành. Bởi vậy, ngày càng nhiều các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư vào các phần mềm quản trị để ứng dụng vào bộ máy vận hành của mình. Là giải pháp quản trị tiên phong trong chuyển đổi số, 1Office mang đến cho các doanh nghiệp một nền tảng all-in-one với đầy đủ tất cả các bộ công cụ cần thiết để giải quyết mọi bài toán trong quản trị vận hành doanh nghiệp, bao gồm HRM – Giải quyết các bài toán liên quan đến quản trị nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, đãi ngộ,… CRM – Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng hàng đầu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi điểm chạm với khách hàng. WORKPLACE – Phân hệ quản lý công việc giúp các thành viên lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá hiệu suất thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả. ADVANCE – Bộ công cụ nâng cao, tự động hóa giúp thu gọn quy trình vận hành của doanh nghiệp trên 1 màn hình duy nhất, định nghĩa 100% các loại quy trình và tự động cập nhật liên tục theo tiến độ công việc. DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM Có thể nói, 1Office là phần mềm quản trị hiện đại cung cấp bộ công cụ chuyên sâu nhất để các nhà quản lý có thể tự tin vận hành doanh nghiệp hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí hoạt động. Qua bài viết trên 1Office đã cung cấp cho độc giả góc nhìn toàn diện nhất về cách thức vận hành doanh nghiệp. Đồng thời mang đến giải pháp công nghệ ưu việt nhất giúp các nhà lãnh đạo vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin Hotline 083 483 8888 Fanpage 1Office Kênh Youtube

vận hành doanh nghiệp